2.2.1 Rutiner for restansekontrollRestanseoppfølging Restansekontroll er en behandlingskontroll. Restanselistene er standardrapporter i arkivsystemet som utarbeides automatisk på grunnlag av journalopplysningene. Listene er en oppfølging over saksdokumenter som ikke er ferdigbehandlet etter 3 måneder. Startdatoen 01.01.09 vil gå igjen på alle restanserapporter, mens tidsintervallet vil øke med 3 måneder for hver gang.
| Rutiner for restanseoppfølging er i samsvar med Forvaltningsloven og Arkivloven. Kravet om restansekontroll er fastlagt i arkivforskriftens § 3-7 som lyder slik: § 3-7.Oppfølging av saksbehandlinga Arkivtenesta kan påleggjast å registrere forfall (behandlingsfristar) etter retningslinjer som leiinga for organet fastset. Når ei sak nærmar seg forfallsdato, gir arkivtenesta melding til rette vedkomande. Til fastsett tid, i statlege organ normalt fire gonger i året, skal det takast ut oppgåve over saker som ikkje er ferdigbehandla (restanseliste). Oppgåva skal utarbeidast på grunnlag av journalen, men saker som eventuelt er registrerte på annan måte, må også kome med. Leiinga for organet avgjer tidsfristane for restansekontrollen og kan likeins avgjere at visse saker skal haldast utanom restanseoppgåvene.
|
En restansekontroll fungerer også som en rutinemessig påminnelse om at dokumenter og saker som er ferdigbehandlet ferdigstilles i arkivsystemet. I tillegg medvirker restansekontrollene til at eventuelle feil eller ufullstendige registreringer i arkivsystemet blir avslørt og rettet opp. Det er grunn til å merke seg at selv om det er sendt et foreløpig svar jf. forvaltningsloven vil saken likevel bli oppført på restanselisten. Koden i avskrivningsfeltet vil være lik tre stjerner. Restansekontroll skjer 4 ganger i året nært opp til følgende datoer; 1. aug, 1. nov, 1. feb og 1. mai. Restanselistene sendes til hver enkelt saksbehandler pr. e-post og påføres en frist på 3 uker for tilbakemelding til dokumentasjonssenteret. Det sendes også ut restansestatistikk til alle ledere. I tillegg til denne kvartalsvise restansekontrollen så kan dokumentasjonssenteret også kjøre ut restanselister på oppfordring for eksempel for saksbehandlere som skal fratre sin stilling. Restanser på personer som er sluttet eller som er ute i lengre permisjon føres over på nærmeste sjef hvis dokumentasjonssenteret ikke får annen beskjed. Ny rutine fra 030312 |