|
Dokumentsikkerhet omfatter sikker håndtering og oppbevaring av dokumenter i alle former. I Landbruksdirektoratet finnes det regler og rutiner for hvordan dokumenter skal oppbevares. I tillegg er det flere lover som stiller krav til hvordan Landbruksdirektoratet skal håndtere dokumenter med sensitiv informasjon. I den daglige driften er alle virksomheter avhengig av gode sikkerhetsrutiner når det gjelder informasjon. Det er nødvendig for å sikre at forretningshemmeligheter og sensitive dokumenter kun er tilgjengelig for autorisert personell og ikke kommer i uønskede hender. Dokumentsikkerhet handler om å beskytte informasjon. Det kan dreie seg om tradisjonelle papirdokumenter eller dokumentasjon som er lagret på elektroniske lagringsmedier. Det vil si all informasjon som kan leses, lyttes til, fremføres eller overføres, ved hjelp av maskinelt utstyr. Både oppbevaring og informasjonsflyten mellom arkiv og involverte personer som saksbehandlere og kopimottakere må være under kontroll. Ulike sikringstiltakDet er mange sikringstiltak som kan gjennomføres hvis du ønsker best mulig sikkerhet. Det kan være:
- Sikring av egen virksomhet med:
- Fysiske og bygningstekniske tiltak som forebygger ulovlig inntrengning
- Administrative og organisatoriske tiltak som sikrer krav til arkiv og dokumenthåndtering internt
- Internkontroll som sikrer en kontinuerlig forbedring slik at sikkerheten blir ivaretatt i alle prosesser i den daglige driften
- Sikring av egne medarbeidere med tiltak som:
- Kontrakter
- Adgangsregulering
- Arbeidsrutiner
- Prosedyrer
- Informasjon og holdningsskapende arbeid
- Taushetserklæringer
- Klarering av personale
- Sikring av egen dokumentasjon i forhold til:
- Kvalitet
- Overenstemmelse med lover og regler
- Tilgangsstyring
- Krav til utstyr og lagringsmedier
- Datasikkerhet for å beskytte datasystemene og elektroniske dokumenter mot:
- Virus
- Tilgang fra uvedkommende
- Tap av informasjon
Lover, forskrifter og instrukser som regulerer krav til dokumentsikkerhet Lovverket regulerer behandling av sensitiv informasjon og sanksjonene kan være strenge hvis loven ikke følges.
Sentrale momenter innenfor dokumentsikkerhetNasjonal sikkerhetsmyndighet trekker fram følgende momenter i forbindelse med dokumentsikkerhet:
- Merking
- Journalføring
- Forsendelse og forflytning av dokumenter
- Utlån, mangfoldiggjøring og annen spredning
- Destruksjon
- Kontroll og rapportering
|