I god tid i forveien før periodisering tar kommunen kontakt med EVRY og eventuelt depot for nødvendig bistand. Eidsvoll kommune skal normalt periodisere hvert 4. år, dvs 1. januar etter hvert kommunestyrevalg. Dette utgår 1.1.08 grunnet periodisering ved overgang til ePhorte 18.09.06 og at denne perioden blir for kort. For saksarkivet benyttes det da en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I ePhorte gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. Møtebøkene periodiseres ved skarpt periodeskille hvert 4. år. Når det gjelder arkivdelene, overføres hvert 4. år de uaktuelle eller avsluttede objektene (elever, ansatte, gnr/bnr etc) til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. Avlevering til depot: To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering kopieres i godkjent arkivformat over på et medium som Riksarkivaren til enhver tid anbefaler og som depotet krever. Deretter avleveres det til depotet med all nødvendig dokumentasjon liggende ved. Depotet gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering. Periodisering av sak-/ arkivsystem vil si at alle avsluttede saker i journalen blir skilt ut og overført til en historisk database i systemet, i et godkjent eksportformat. Etter periodiseringen skal det ikke være mulig å registrere eller endre journalopplysninger i den avsluttede databasen. Den historiske databasen skal vedlikeholdes og være søkbar. Periodiseringen bør gjennomføres etter en overlappingsperiode, ett til to år etter at arkivperioden er avsluttet. Delingen skal skje etter disse kriteriene: - Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i løpet av overlappingsperioden, blir regnet som avsluttet og blir overført til den avsluttede perioden - Saker som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden blir regnet som aktive, uavhengig av når saken oppsto, og blir overført til den nye journalperioden - Presedenssaker blir overført til den nye perioden, selv om de ikke har vært aktive i overlappingsperioden Periodisering i ePhorte skal ellers gjennomføres i samsvar med de reglene som er fastsatt i Noark. Overføringen av det elektroniske arkivet til godkjent lagringsformat og behandlingen av dette skal skje etter gjeldende forskrifter. Jf instruks for oppfyllelse av forskriftsmessige krav til elektronisk arkivering. |