Plassering av arkivansvar i Aure kommune

Politiske utvalg

De øverste politiske organene, kommunestyre/formannskap, har styringsansvar med myndighet til å fastsette økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet.

Rådmannen

Rådmannen har ifølge Arkivforskriften § 1 og Kommuneloven § 13-1, ansvaret for kommunen sine arkiver og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Rådmannen har også ansvar for kommunens arkivdepot. Innholdet i rådmannens arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiver (§ 1):

 «Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot.»

Arkivleder

Rådmannen har delegert arkivansvaret etter Arkivlovens § 6 og § 8 til arkivleder. Arkivleder er faglig leder for arkivarbeidet i kommunen. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordna arkivpersonalet.  Arkivleder har også fullmakt til å instruere saksbehandlere / ledere og arkivpersonale i arkivfaglige problemstillinger. Arkivleder rapporterer til enhetsleder Utvikling og Service.

Arkivleder er fagleder for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.

Arkivleder skal:

• holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen innen arkiv, og om endringer i lover og regelverk om offentlige arkiver
• gi faglig veiledning til arkivpersonale og sørge for at arkivmedarbeidere får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen
• tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring
• rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
• utarbeide og oppdatere arkivplanen. Arkivplanen skal endres kontinuerlig. Arkivplanen periodiseres og arkiveres i sak-/arkivsystemet hvert 4. år, følger kommunestyrevalgperiodene. Ved større organisasjonsendringer utenfor disse faste periodene skal arkivplanen periodiseres og arkiveres i sak-/arkivsystemet
• føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
• føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
• være kommunens kontaktperson til Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal (IKA)
• sørge for at det ved periodisering / avslutting av elektroniske system blir tatt datauttrekk og deponert til IKA 
• kvalitetssikre VSA - Visma Samhandling Arkiv. Arkivleder er også systemansvarlig for arkivkjernen
• tas med på råd ved anskaffelse av nye sak-/arkivsystemer og fagsystemer 
• få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer
• bli involvert i prosessen ved etablering og avvikling av interkommunale samarbeid
• følge opp inngått avtale med Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal om deponering av kommunens papirarkiver

Enhetsledere

Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i en offentlig virksomhet er lagt til virksomhetens øverste ledelse. I det daglige ligger det reelle ansvaret til enhetsledere på lavere nivå, når enheten de leder regnes som selvstendige administrative organer med egen dokument- og arkivhåndtering. 

Enhetsleder har ansvaret for å legge forholdene til rette på sin enhet slik at arbeidet kan drives innenfor gjeldende regelverk, og har også det overordna ansvaret for arkivene som organet håndterer.

Det vil ofte være enhetsledere som er registeransvarlig for konsesjonspliktige arkiv.

Ansvaret med danning og bevaring av arkiv i de ulike fagsystemenene ligger til enhetsleder, men vil foregå i tett samarbeid mellom enhetsleder / systemansvarlig og arkivleder.  Det er enhetsleder sitt ansvar at sak/arkiv system og fagsystem blir tatt i bruk av saksbehandler.

Det skal være én arkivansvarlig knyttet til enheter som har egne fagsystem. De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkiv skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. Arkivansvarlig på ytre enheter er som regel enhetsleder. Arkivtjenesten har tett oppfølging av de arkivansvarlige / enhetslederne ute på enhetene.

Den enkelte saksbehandler

Saksbehandler forplikter seg å følge retningslinjene som er nedfelt i arkivplanen og andre retningslinjer som er/blir gitt av arkivleder. Hvis saksbehandler ønsker å endre på arkivrutinene, må vedkommende ta kontakt med arkivleder som evt. tar med endringene i en oppdatert arkivplan.

Det er ikke anledning for saksbehandler å fravike rutinene som er nedfelt i denne planen.

Arkivtjenesten

Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Arkivtjenesten skal:

• åpne og fordele post og pakker
• registrere inngående brev og epost utenfra
• kontrollere dokumenter og journalføring
• restansekontroll
• innsyn eldre arkiv
• betjening av bortsettingsarkiv
• sikre at arkivet dokumenterer kommunens saksbehandling
• sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner og arkivsystem
• holde seg oppdatert på kommunens sak og arkivsystem

Det skal være én arkivansvarlig knyttet til enheter som har egne fagsystem. De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkiv skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. Arkivansvarlig på ytre enheter er som regel enhetsleder. Arkivtjenesten har tett oppfølging av de arkivansvarlig / enhetslederne ute på enhetene.