ArkivMunin - Organisering og rutiner

ArkivMunin – lukket arkiv for masteroppgaver og doktoravhandlinger ved UiT. Organisering og rutiner.

1. Definisjoner

Definisjoner – vi skiller mellom tre ulike tjenester og systemer:

- Munin: UiTs vitenarkiv, der blant annet masteroppgaver og doktoravhandlinger fra UiT gjøres åpent tilgjengelig

- iPortalMunin: Innleveringsportalen for masteroppgaver og doktoravhandlinger ved UiT

- ArkivMunin: UiTs arkivløsning for arkivverdig materiale fra iPortalMunin

2. Administrering av innholdet i ArkivMunin

ArkivMunin er etablert med en enkel struktur for organisering av innholdet:

- Enheter opprettes i samsvar med UiTs fakultetsstruktur.

- Det opprettes samlinger hvor masteroppgavene og doktoravhandlingene arkiveres, slik:

En samling per fakultet for doktoravhandlinger.
En samling per fakultet for masteroppgaver

POA (og Seksjon for arkiv) er systemeier av ArkivMunin. POA avgjør hvem som skal ha administratortilgang til ArkivMunin:

- Det defineres én administratorgruppe med personer fra POA / Seksjon for arkiv, som har tilgang til ArkivMunin.

- Endringer i ArkivMunins struktur og endringer i systemet gjøres av personer fra UB, ettersom kompetansen på systemet (DSpace) finnes der.

3. Metadata

I en tabell som henger med som vedlegg til dette dokumentet, listes de metadata som benyttes for innleverte masteroppgaver og doktoravhandlinger i dag i Munins innleveringsportal.

Seksjon for arkiv melder fra dersom det oppstår behov for endringer i metadatastrukturen.

4. Overføring fra iPortalMunin til ArkivMunin

Administrativt ansatte ved fakultetene og instituttene håndterer masteroppgavene og doktoravhandlingene som er levert inn i iPortalMunin. Administratorene ferdigbehandler disse etter at sensor og bedømmelseskomite har gjort ferdig bedømmingen, og etter at klagefrist er ute. De masteroppgavene og doktoravhandlingene som administratorene har ferdigbehandlet de siste 24 timer, blir overført fra iPortalMunin til ArkivMunin på et fast tidspunkt hver dag.

Ferdigbehandling og overføring til ArkivMunin gjelder også for masteroppgaver som blir bedømt til ikke bestått, og doktoravhandlinger som ikke blir godkjent. For doktoravhandlinger kan det etableres rutine på at den ikke godkjente avhandlingen i ArkivMunin erstattes av ny og godkjent versjon, dersom kandidaten får en ny versjon av avhandlingen godkjent. Seksjon for arkiv må eventuelt utarbeide rutiner for å erstatte en ikke godkjent versjon med en godkjent versjon av samme doktoravhandling.

5. Overføring av kopier fra ArkivMunin til Munin ved behov

Det vil være behov for å kunne overføre kopier av masteroppgaver og doktoravhandlinger fra ArkivMunin til Munin. Kandidatene har frihet til selv å bestemme om og når hans/hennes oppgave/avhandling skal gjøres tilgjengelig. Noen ønsker å vente med å gjøre oppgaven/ avhandlingen tilgjengelig, og i de tilfeller bes kandidaten oppgi en dato for når den kan legges ut i Munin. For klausulerte oppgaver gjelder tilsvarende at klausuleringen opphører på en gitt fremtidig dato.

Det er derfor behov for å kunne overføre kopi av masteroppgaver og doktoravhandlinger fra ArkivMunin til Munin. UB utarbeider forslag til metode og rutiner for slike overføringer, for implementering i samråd med Seksjon for arkiv.